Stellenanzeige: Verwaltungsangestellte/r in Sekretariat/Office Management
Am Centrum für Religionswissenschaftliche Studien (CERES) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle zur Vertretung als Verwaltungsangestellte/r für das Sekretariat (m/w) in Vollzeit (39,83 Std./Wo. = 100,00%) zu besetzen. Es handelt sich hierbei um eine befristete Stelle bis zum 31.12.2020.
Aufgaben:
- allgemeine Sekretariatsarbeiten,
- stilsichere Erledigung sämtlicher allgemeiner Korrespondenz zu einem hohen Anteil in englischer Sprache,
- administrative Abwicklung von allen Geschäftsvorgängen wie z.B. Bearbeitung von Posteingang/Postausgang, Bestellungen, Beschaffungsanträgen, Werk- und Honorarverträge, Inventarisierung, E-Mail Verteiler erstellen und verwalten, etc.,
- optimale Reiseplanung bzgl. Reisezeit und Kosten, Erfragung von An- und Abreisedaten der ZWE CERES MitarbeiterInnen sowie der externen Gastwissenschaftler*innen
- administrative Abwicklung von Dienstreisen wie Dienstreiseanträge, Buchung von Flügen, Bahn, Hotel etc.,
- Budgetierung der geplanten Reisen und periodengerechter Ist-Kostenabgleich
- selbstständige Haushalts- und Drittmittelverwaltung
- Überprüfung aller Buchungsvorgänge
- Rechnungsbearbeitung und Überwachung der Zahlungseingänge und ggf. Weiterleitung an Projektpartner
- Führung der relevanten Beleglisten
- Unterstützung und Vertretung von Event- und Fellow Service Management
Anforderungen:
- Bewerber*innen haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst,
- Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung/Sekretariat erwünscht,
- sehr guter Umgang mit MS-Office-Produkten insbesondere Excel,
- eigenverantwortliche Aufgabenwahrnehmung und Serviceorientierung,
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert.
Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail (als eine pdf-Datei) bis zum 12.10.2018 an ina.heisterkamp@rub.de senden. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall für Vorstellungsgespräche werden nicht erstattet.
Weitere Informationen in der offiziellen Stellenausschreibung im Stellenwerk Bochum.