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Stellenanzeige: Verwaltungsangestellte/r in Sekretariat/Office Management

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Am Centrum für Religionswissenschaftliche Studien (CERES) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle zur Vertretung als Verwaltungsangestellte/r für das Sekretariat (m/w) in Vollzeit (39,83 Std./Wo. = 100,00%) zu besetzen. Es handelt sich hierbei um eine befristete Stelle bis zum 31.12.2020.

Aufgaben:

  • allgemeine Sekretariatsarbeiten,
  • stilsichere Erledigung sämtlicher allgemeiner Korrespondenz zu einem hohen Anteil in englischer Sprache,
  • administrative Abwicklung von allen Geschäftsvorgängen wie z.B. Bearbeitung von Posteingang/Postausgang, Bestellungen, Beschaffungsanträgen, Werk- und Honorarverträge, Inventarisierung, E-Mail Verteiler erstellen und verwalten, etc.,
  • optimale Reiseplanung bzgl. Reisezeit und Kosten, Erfragung von An- und Abreisedaten der ZWE CERES MitarbeiterInnen sowie der externen Gastwissenschaftler*innen
  • administrative Abwicklung von Dienstreisen wie Dienstreiseanträge, Buchung von Flügen, Bahn, Hotel etc.,
  • Budgetierung der geplanten Reisen und periodengerechter Ist-Kostenabgleich
  • selbstständige Haushalts- und Drittmittelverwaltung
  • Überprüfung aller Buchungsvorgänge
  • Rechnungsbearbeitung und Überwachung der Zahlungseingänge und ggf. Weiterleitung an Projektpartner
  • Führung der relevanten Beleglisten
  • Unterstützung und Vertretung von Event- und Fellow Service Management

Anforderungen:

  • Bewerber*innen haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst,
  • Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung/Sekretariat erwünscht,
  • sehr guter Umgang mit MS-Office-Produkten insbesondere Excel,
  • eigenverantwortliche Aufgabenwahrnehmung und Serviceorientierung,
  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert.

Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail (als eine pdf-Datei) bis zum 12.10.2018 an ina.heisterkamp@rub.de senden. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall für Vorstellungsgespräche werden nicht erstattet.

Weitere Informationen in der offiziellen Stellenausschreibung im Stellenwerk Bochum.